Det at begære aktindsigt i Danmark er ikke altid en let sag på trods af, at hovedformålet med Offentlighedsloven er at give borgerne mulighed for at føre kontrol med sagsbehandlingen i den offentlige forvaltning.
Jeg vil gå vidt som at påstå, at Offentlighedslovens indebærer en grad af borgerligt ombud til at føre kontrol med offentlige myndigheder. I  betænkning nr. 325/1963  er der givet en række gode argumenter for at indføre offentlighed i forvaltningen. Se ligeledes den daværende Ombudsmands argumenter for indførelse af offentlighed i forvaltningen.

Derfor for bør du nøje overveje, hvordan du vil opnå at få adgang til de dokumenter og oplysninger, som du mener, du er berettiget til at få kendskab til.

Det er min intention med denne side, at give dig mulighed for, fra første henvendelse til myndigheden, at gøre klart, at såfremt myndigheden modsætter sig at give aktindsigt, vil det betyde en ikke uvæsentlig arbejdsbyrde for den pågældende myndighed.

En af de største forhindringer i forbindelse med det at søge aktindsigt er, at det for langt de fleste myndigheder i Danmark, drejer sig om at fastholde magten om viden.
Derfor vil en myndighed bevidst eller ubevidst tilstræbe at bringe dig i et afhængighedsforhold, hvor du skal bede om at få adgang til dokumenter og oplysninger, også selvom det drejer sig om oplysninger, som myndigheden er forpligtet til at udlevere til dig.

Det er min erfaring, at myndighedernes optræden medfører en del faldgruber, som jeg i det følgende vil gøre mit forsøg på at bringe dig udenom.
 

Sidt på siden er der en henvisning til et eksempel på aktindsigtsbegæring, som du frit kan benytte. Jeg hører meget gerne om dine erfaringer med denne formular, som indtil videre har vist sig at være yderst effektiv for borgere, der har haft svært ved at trænge igennem myndighedernes lukkethed.

Kommentarer er velkomne på  denne adresse : jdsoerensen@geocities.com
 

Faldgrube nr. 1.

Mange myndigheder giver aktindsigt ved at give adgang til gennemsyn af sagen på myndighedens kontor, som begrundelse angives ofte, at så er det jo lettere at få besvaret eventuelle spørgsmål, som måtte opstå undervejs.

Denne fremgangsmåde lyder umiddelbart besnærende; men fremgangsmåden medfører også en del ulemper for dig som aktindsigtssøgende.

For det første går du glip af skriftligheden, hvorved du måske mister skriftlige oplysninger, som kan blive af betydning for din sag senere.

For det andet vil du ofte finde dig sig i rollen som overvåget, hvilket de færreste mennesker bryder sig om.

For det tredje vil du være underlagt et tidspres, der måske vil gøre dig mindre koncentreret.

For det fjerde vil der måske i sagen være en hel del dokumenter, der for dig er irrelevant, og derfor kun vil virke distraherende for dig.

Løsningen på disse problemer er efter min opfattelse, at du kræver at få udleveret en oversigt over samtlige dokumenter i sagen. Det har du ret til, og Ombudsmanden tilægger denne oversigt stor betydning. Dels fordi den sikrer, at myndigheden til enhver tid har mulighed for at skaffe sig overblik over sagen, dels fordi den giver dig mulighed for at kontrollere, om du har fået adgang til alle relevante dokumenter og oplysninger.  Her finder du Ombudsmandens begrundelse.

Oversigten kaldes bl.a. journal-listen, journalark, registre, sagsfortegnelse, aktfortegnelse, aktoversigt, sagsomslag osv. I Offentlighedsloven defineres retten til at få adgang til denne oversigt i lovens § 5, stk. 1, nr. 2, Forvaltningslovens § 10, stk. 1, nr. 2 har samme ordlyd:

2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter.

Fordelene ved denne fremgangsmåde er bl.a.:

at du uforstyrret og i hjemlige omgivelser kan gennemgå sagen, og finde de dokumenter, som umiddelbart vil være af betydning for aktindsigt.

at det er dig, der styrer processen.

at du derved har lettere ved at frigøre dig fra det afhængighedsforhold myndigheden vil prøve at påtvinge dig.

"Ja, men hvad vil der så kunne ske mig i andre sager, hvis jeg ikke gør som myndigheden gerne vil have?", har mange sagt til mig.
Dertil er der ikke andet at sige, end at en myndighed ikke må indlede undersøgelser af borgernes forhold, uden der foreligger konkret bevis eller begrundet mistanke om lovovertrædelser.
En begæring om aktindsigt i en byggesag eller lokalplansag giver derfor ikke myndigheden ret til at indlede undersøgelser af eksempelvis dine skatteforhold.

Faldgrube nr. 2.

En del myndigheder kræver, at du fremsender en skriftlig begæring om aktindsigt.

Der er ingen krav til formen for en begæring om aktindsigt, myndigheden skal behandle enhver henvendelse om aktindsigt, mundtlige såvel som skriftlige. Myndigheden er endog forpligtet til at lave notat om mundtlige henvendelser. Ombudsmanden udtalte i sin beretning fra 1989, side 247: "Den aktindsigtssøgende skal ikke begrunde aktindsigtsanmodningen eller i øvrigt godtgøre nogen interesse i at få aktindsigt."

Af hensyn til dit eget overblik kan det dog være hensigtsmæssigt at fremsende begæringen skriftligt. Det vil være lettere for dig at bevise din henvendelse, skulle der senere opstå problemer.
Under alle omstændigheder bør du notere i din kalender tidspunktet for din henvendelse til myndigheden, uanset om du vælger at henvende dig mundtligt eller skriftligt.

Faldgrube nr. 3.

Mange myndigheder bruger Offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser, uden at give en tilstrækkelig begrundelse. Ombudsmanden har udtalt, at såfremt myndigheden ønsker at undtage visse dokumenter fra aktindsigt, skal  den give en skriftlig begrundelse for hvert dokument, som myndigheden ikke ønsker at udlevere.

En generel henvisning til, at der i sagen findes dokumenter, som er interne, er ikke tilstrækkelig.

Her skal du særligt være opmærksom på , at førnævnte journal-liste IKKE er omfattet af Offentlighedslovens og Forvaltningslovens undtagelsesbestemmelse, rent bortset fra sager som helt er unddraget aktindsigt.

Det betyder, at selvom du måske ikke må få kendskab til indholdet af et dokument, så har du ret til at blive bekendt med eksistensen af dokumentet.

Faldgrube nr. 4.

Mange myndigheder afviser aktindsigt i hele dokumenter, selvom kun enkelte oplysninger i dokumentet er omfattet af Offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser. Der kan eksempelvis dreje sig om dokumenter, hvori der optræder navne eller personnumre som du ikke må få kendskab til.

Såfremt sådanne dokumenter i øvrigt indeholder oplysninger af betydning for sagen, og som ikke er omfattet af undtagelsesbestemmelser, er myndigheden forpligtet til at lave et ekstrakt af dokumentet, enten ved afskrift eller ved at man ved fotokopiering overdækker de oplysninger du ikke må se.

Det er væsentligt at du allerede ved første henvendelse om aktindsigt, gør opmærksom på, at du er klar over at du har denne rettighed (det klarer du ved konsekvent at anvende det eksempel til begæring om aktindsigt, som jeg henviser til nederst på siden).

Faldgrube nr. 5.

Såfremt en myndighed modtager mundtlige oplysninger om en sags faktiske forhold, skal myndigheden notere disse oplysninger i et særskilt dokument, som skal fremgå af sagsoversigten.
Der drejer sig både om oplysninger, som fremkommer spontant ved samtaler blandt myndighedens ansatte og oplysninger som myndigheden indhenter fra andre myndigheder eller borgere eksempelvis via telefonopkald.

Her er det også vigtigt at du fra første henvendelse om aktindsigt gør opmærksom på, at du kender denne regel, og at du ved du har ret til at blive gjort bekendt med indholdet, idet omfang det ikke er omfattet af lovens undtagelsebestemmelser.

Faldgrube nr. 6.

En del myndigheder er af den opfattelse, at de vil have lettere ved at ekspedere en sag om aktindsigt, hvis de blot henviser til lovens undtagelsesbestemmelser.

Her er det særligt vigtigt for dig fra første henvendelse om aktindsigt, at gøre opmærksom på, at det forholder sig stik modsat.

Hvis en myndighed påtænker, at anvende en eller flere af lovens undtagelsesbestemmelser, skal myndigheden foretage en konkret vurdering af om hvert enkelt dokument i sagen vil kunne omfattes af undtagelsesbestemmelsen.
Med andre ord, vil en myndighed anvende lovens undtagelsesbestemmelser skal den gennemgå samtlige dokumenter for at se om der findes oplysninger som falder udenfor undtagelsebestemmelserne. Det kan du læse mere om i denne  udtalelse fra Folketingets Ombudsmand.
Det siger sig selv, at det kan påføre myndigheden en stor arbejdsbyrde at skulle gennemgå samtlige dokumenter i en sag, derfor vil det oftest være lettere for myndigheden, at give aktindsigt i hele sagen.
For dig er det vigtigt, at du er klar over dine rettigheder, så må det være op til myndigheden, hvor megen tid den vil anvende på sagen.

Husk, at din henvendelse om aktindsigt er omfattet af Forvaltningslovens regler om sagsbehandlingstider.
 

Her finder du et eksempel på en  skriftlig aktindsigtsbegæring.